Libor Kubín Undanfarið hefur mikið verið rætt um GTD aðferðina - Getting Things Done, sem hjálpar fólki að vera afkastameira, stjórna vinnu sinni og einkalífi. Þann 27. apríl fer 1. ráðstefnan um þessa aðferð fram í Tékklandi og bauð Jablíčkař.cz einum af þeim frægustu í viðtalið. Lukáš Gregor, kennari, ritstjóri, bloggari og einnig GTD fyrirlesari.
Kveðja, Lukas. Segjum bara að ég hef aldrei heyrt um GTD. Geturðu sagt okkur, sem leikmönnum, um hvað þetta snýst?
Getting Things Done aðferðin er tæki sem gerir okkur kleift að vera miklu afkastameiri. Það byggir á því að þrátt fyrir að heilinn sé heillandi líffæri hefur hann ákveðnar takmarkanir sem við sjálf sniðgangum (eða gerum okkur ekki grein fyrir). Til dæmis með því að flæða yfir eða öllu heldur illgresi af algjörlega óskiljanlegum ástæðum. Í slíku ástandi er varla hægt að nýta það til fulls í sköpunarferlum, þegar hugsað er, við nám og það getur ekki einu sinni tekið fulla hvíld. Ef við hjálpum hausnum frá kjölfesta (sem þýðir: frá hlutum sem við þurfum í raun ekki að hafa í hausnum á okkur), tökum við fyrsta skrefið til að vera duglegur.
Og GTD aðferðin býður upp á leiðbeiningar í örfáum skrefum til að komast í það ástand ró og einbeitingar. Hvernig á að hreinsa höfuðið með því að nota blund hlutir inn í svokallaða pósthólfið og hvernig á að skipuleggja öll þín verkefni og "verkefni", hvort sem þau eru persónuleg eða vinnutengd, í skýrt kerfi.
Hverjum er aðferðin ætluð, hverjum getur hún hjálpað?
Ég fæ vatn í munninn að það passi fyrir hvert, það hefur sína galla. Ef ég horfi á það í gegnum mismunandi tegundir starfa, þá munu þau sem í meginatriðum treysta á bráða vinnu og bregðast við umhverfinu (td slökkviliðsmenn, læknar, en einnig ýmis tækniaðstoð, fólk í síma...) aðeins geta notað brot af aðferðinni, eða einfaldlega munu þeir nota aðferðina fyrir persónulegan þroska sinn, persónulegt stig. Og það er heldur ekki aðferð fyrir alla vegna þess að það er fólk sem finnst hvers kyns reglu, kerfissetning skelfileg eða einfaldlega lama það jafnvel meira en ringulreið.
Og reyndar einn flokkur í viðbót – hann er svo sannarlega ekki fyrir þá sem passa öll vandamál sín inn í aðferðina með eigin veika vilja, halda að hún muni hjálpa þeim ein og sér, jafnvel til að lifa hamingjusamara lífi...
Allir aðrir hópar fólks geta byrjað með GTD.
Eru einhverjar aðrar svipaðar aðferðir? Ef svo er, hvernig myndirðu bera þá saman við GTD?
Það er þörf á að afmystify GTD nokkuð. Án þess að kafa ofan í sögu framleiðnisjónarmiða hefur skiljanlega verið reynt að leysa tímastjórnunarvandamál í langan tíma (já, allt aftur til Grikklands til forna). Þó að GTD snúist ekki beint um þetta, þá er þetta heldur ekki eitthvað nýtt kraftaverk, lyf sem David Allen hefði fundið upp í loftinu með ofsalegum tilraunum í rannsóknarstofu. Aðferðin inniheldur meiri skynsemi en tilraunir, ég myndi jafnvel villutrúar voga mér að segja það merki aðferð það skaðar hana á einhvern hátt og ég vil undirstrika einmitt þann þátt Verkfæri a rökrétt röð skrefa, sem getur hjálpað.
Ég er bara að benda á að það séu vissulega til svipaðir aðferðir, nálganir sem tala um hvernig best sé að raða "skuldbindingum sínum", sumir hafa slíkar aðferðir án þess að lesa þær hvaðan sem er, þeir hugsa bara um það. (Tilviljun leiða konur í þessa átt.) En ef ég ætti að finna einhvern annan beinlínis tól, sem á beint við GTD, það væri vissulega ZTD aðferðin (Zen To Done, þýtt sem Zen og gert hér). Það er hentug lausn ef maður hefur þegar fundið lyktina af GTD og byrjað að leysa vandamálið við að forgangsraða verkefnum, því Leo Babauta sameinaði GTD við nálgun Stephen Covey og mótaði allt þannig að það væri einfalt. Eða hentug lausn ef hann vill ekki leysa GTD, hann vill ekki einu sinni lesa Covey, hann er frekar sjálfstæður, minimalísk vera.
Svo hvert er fyrsta skrefið á leiðinni til GTD ef ég átta mig á því að ég vil gera eitthvað með tíma mínum og verkefnum?
Ég mæli alltaf með byrjendum að gera að minnsta kosti tvo, þrjá tíma oft fyrir fullan hugarró. Spilaðu góða tónlist, opnaðu kannski vínflösku. Taktu blað og skrifaðu þau öll á það, annaðhvort í punktum eða með hugarkorti verkefni, sem þeir vinna nú að. Fáðu sem mest út úr hausnum. Kannski hjálpa svokölluðu áhugasviðin (= hlutverk) sem mér finnst gaman að nota, til dæmis starfsmaður, eiginmaður, faðir, íþróttamaður... og einstök verkefni eða hópar/verkefnalistar líka.
Hvers vegna allt þetta? Þegar öllu er á botninn hvolft, þegar þú hefur náð þessum grunnatriðum úr hausnum á þér, muntu geta byrjað að æfa GTD. Byrjaðu að fresta, skráðu innkomandi áreiti og settu það síðan í verkefnið sem þú hefur þegar merkt við þegar þú flokkar.
En spurningin innihélt líka gera eitthvað við tímann. Í þessa átt er GTD ekki alveg hentugur, eða hún skapar bakgrunninn, grunninn, en þetta snýst ekki um skipulagningu. Hér myndi ég mæla með því að taka upp bók Það mikilvægasta fyrst, eða einfaldlega að hætta, draga andann og hugsa um hvar ég er núna, hvert ég vil fara, hvað ég er að gera fyrir það... Það er frekar fyrir aðra umræðu, en GTD mun leyfa manni að stoppa og taka andardráttur.
Hvað þarf ég til að nota GTD? Þarf ég að kaupa einhver verkfæri? Hverju myndir þú mæla með?
Aðferðin snýst auðvitað fyrst og fremst um almennilegar venjur en ég myndi ekki gera lítið úr vali á tóli því það hefur líka áhrif á hversu vel okkur tekst að lifa með aðferðinni. Sérstaklega í byrjun, þegar þú ert bara að byggja upp sjálfstraust þitt á aðferðinni, er gott verkfæri mjög mikilvægt. Ég gæti mælt með einhverri sérhæfðri umsókn, en ég myndi vera varkárari. Fyrir byrjendur hef ég haft góða reynslu af Wunderlist, sem er meira háþróaður „to-do list“, en nú þegar er hægt að prófa og læra nokkrar aðferðir á honum.
En sumir eru mun öruggari með pappírslausn, sem hefur sinn sjarma, en líka sín takmörk, hún er örugglega ekki eins sveigjanleg þegar leitað er og síað verkefni.
Hvers vegna hefur aðferðin fleiri hugbúnaðarforrit fyrir Apple en fyrir Windows? Kemur þessi staðreynd fram á einhvern hátt meðal áhugamanna um aðferðina?
Tilboðið fyrir Windows er ekki lítið heldur eru það helst verkfæri sem eru til frekar en að vera notuð. Algengi GTD forrita fyrir Apple vettvanginn má einnig leiða til þeirra hópa sem vinna með aðferðina - oft eru þeir sjálfstætt starfandi eða fólk frá upplýsingatæknisviðinu. Og ef við förum inn í fyrirtækjaheiminn er hægt að nota Outlook beint fyrir GTD.
Er munur á því að nota GTD fyrir nemendur, upplýsingatæknistjóra, heimavinnandi mæður eða jafnvel eldri?
Ekki í grundvallaratriðum. Einungis verkefnin verða ólík, hjá sumum mun ítarlegri skipting í einstök þrep ráða en hjá öðrum mun vinna með venjur ráða. Þetta er einmitt styrkur GTD, algildi þess.
Hvað gerir GTD aðferðina svo einstaka að hún er að eignast nýja og nýja aðdáendur?
Ég er að hluta til að svara þessu þvert á fyrri svör við spurningum. GTD byggir á skynsemi, virðir starfsemi (og takmarkanir) heilans, táknar verklag til að skipuleggja hluti og þetta þarf ekki að vera eingöngu verkefni, heldur líka skipulag skrifstofunnar eða hluti á verkstæðinu. Það er alhliða og getur örugglega hjálpað fljótlega eftir ígræðslu hans, sem ég lít á sem mikinn kost. Niðurstöðurnar eru áþreifanlegar og strax, sem er það sem maður þarf. Að auki geturðu byrjað að vinna með það jafnvel á blaðatímanum. Ef þú ætlaðir að byrja að hugsa um verkefni þitt, þá væri það í raun frekar erfitt í fullt af brennandi fresti.
Ég myndi bara fara varlega með þetta orð einstök, ég tek það frekar sem styrkleika hennar. Hvort sem það er einstakt læt ég áhugasama um það. Það hentar mér að GTD kom bara á vegi mínum þegar ég þurfti á því að halda, hjálpaði mér og þess vegna dreifði ég því frekar.
Hvernig lítur GTD út fyrir utan Tékkland? Hvernig er það í upprunalandinu, Bandaríkjunum?
Ég get ekki sagt annað en að útbreiðslan og vitundin virðist vera meiri fyrir vestan en hér. En ég fylgist ekkert sérstaklega með því, ég hef í rauninni ekki mikla ástæðu til þess. Fyrir mig er mín eigin reynsla og reynsla þeirra sem hafa samband við mig, sem lesa síðuna, mikilvæg mitvsehotovo.cz, eða sem fara í gegnum æfingar mínar. Ég les og skoða sérhæfð blogg frá útlöndum, en kortlagning á stöðu GTD í heiminum er svið sem er umfram þarfir mínar í augnablikinu.
Aftur á móti, hvernig er samfélag GTD aðdáenda í Tékklandi?
Ég fann sjálfan mig búa í dálítið brengluðum veruleika. Umkringdur fjölda GTD notenda, fékk ég á tilfinninguna um stund að þetta væri eitthvað svo kunnuglegt eftir allt saman! En hey, mikill meirihluti heimsins í kringum mig hefur aldrei heyrt um GTD og getur í besta falli aðeins notað orðið tímastjórnun.
Og svo er líka skrítinn hópur fólks sem heldur að verið sé að gera GTD að trúarbrögðum, en ég veit eiginlega ekki hvaðan þessi tilfinning kemur. Vegna þess að einhver sem notar það er að deila reynslu sinni eða leita að ráðum og ráðum frá öðrum?
Ekki er hægt að ofmeta umfang samfélags GTD aðdáenda í Tékklandi. 376 svarendur svöruðu sérhæfðum spurningalista, sem var búinn til sem hluti af diplómaritgerð, sem kom okkur skemmtilega á óvart. Vefurinn Mítvšehotovo.cz er heimsóttur af um það bil 12 þúsund einstaklingum á viku, en vefsíðan hefur hugmyndafræðilega stækkað til að ná yfir önnur svið persónulegrar þróunar, svo ekki er hægt að taka þessa tölu sem svar við áhuganum á GTD í Tékklandi.
Þú tekur þátt í stofnuninni 1. GTD ráðstefna hér. Hvers vegna var ráðstefnan stofnuð?
Ég skynja aðallega tvær helstu hvatningarhvatir fyrir ráðstefnur: a) að gera fundi tiltekins samfélags kleift, auðga hvert annað, b) að laða að hið ómerkta fólk utan þess hrings og víkka sjónsvið sitt með einhverju, jafnvel til að mennta...
Getur byrjandi eða algjör leikmaður um GTD komið á ráðstefnuna? Mun hann ekki líða týndur þar?
Þvert á móti tel ég að þessi ráðstefna hafi verið fús til að taka á móti byrjendum eða óinnvígðum. Markmið okkar er ekki - eins og sumir saka okkur - um að styrkja Cult of GTD, en að tala um framleiðni og skilvirkni, finna leiðir til að koma hlutunum í lag, koma jafnvægi á vinnu og einkalíf o.s.frv. Og til þess þarf sýn þeirra sem aldrei hafa heyrt um neinar aðferðir eða eru enn að leita að þeim. Við the vegur - ég er enn leitandi líka, þó ég þjálfi GTD.
Reyndu að lokka lesendur okkar á ráðstefnuna. Hvers vegna ættu þeir að heimsækja hana?
Innsæi mitt segir mér að allt verði framkvæmt í mjög notalegu andrúmslofti. Umhverfið er fallegt, hópurinn sem skipuleggur þetta stendur mér mannlega nálægt mér, boðnir fyrirlesarar og gestir eru í háum gæðaflokki, þeir segja að það eigi að vera frábærar veitingar og matur... Jæja, ég held að þetta verði einfaldlega frábært dagur!
Hvað myndir þú segja við fólk sem getur ekki staðið við verkefni sín í atvinnulífinu og vill fá smá reglu í einkalífinu líka?
Alfa og ómega er að átta sig á dýrmæti gjöfarinnar sem við höfum fengið og sem við höldum áfram að fá, með hverri vakningu til nýs dags. Að við erum, að við lifum. Við lifum í ákveðnu rými og á ákveðnum tíma. Og einmitt þessi tími er magn með svo mörgum óþekktum að við ættum að horfa miklu meira á hann. Við getum sparað peninga, við getum líka fengið þá að láni hjá einhverjum, tíminn líður einfaldlega, óháð því hversu mikið við hugsum um það. Það væri frábært ef við værum þakklát fyrir hann og kunnum að meta hann. Aðeins þannig getur skipulag og áætlanagerð verið skynsamleg og raunverulega skilvirk.
Ef þú vilt fræðast meira um GTD aðferðina geturðu komið og séð 1. GTD ráðstefnuna í Tékklandi með fjöldann allan af bestu fyrirlesurum og fyrirlesurum á sviði þessarar aðferðar. Heimasíða ráðstefnunnar og möguleika á skráningu má finna hér að neðan með þessum hlekk.
Lukas, takk fyrir viðtalið.
