Ráð til að velja viðskiptastjórnunarkerfi sem hentar þínum þörfum best

Viðskiptaskilaboð: Núverandi tilboð á markaðnum fyrir stjórnkerfi fyrir lítil fyrirtæki er mjög breitt. Á sama tíma er mjög mikilvæg ákvörðun að velja réttan hugbúnað. Þegar öllu er á botninn hvolft viltu ekki komast að því eftir nokkrar vikur að þú hafir valið óviðeigandi, skiptu yfir í annað forrit og þjálfaðu allt liðið frá upphafi. Svo hvernig ferð þú um fjölmennan markað og velur hugbúnað sem mun vaxa með þér á meðan þú fylgist með nýjustu straumum? 

Skoðaðu ábendingar okkar um hvernig á að velja besta kerfið fyrir fyrirtækið þitt og hvaða kröfur upplýsingahugbúnaður ætti að uppfylla.

Af hverju að nota stjórnunarkerfi fyrir lítil fyrirtæki?

Það eru margar ástæður fyrir því að fyrirtæki ætti að nota fyrirtækjahugbúnað. Ekki bara stór fyrirtæki þar sem sjálfsagt er að viðhalda skipulagi yfir allt fyrirtækið og öll teymi. En einnig fyrir lítil fyrirtæki, þar sem slíkt viðskiptastjórnunartæki getur verið öflugt tæki til að bæta ferla fyrirtækja. Þetta leiðir til aukinnar samkeppnishæfni og velgengni fyrirtækisins til lengri tíma litið.

Kannski ertu í þeirri stöðu að fyrirtækið þitt notar nú þegar einhver verkfæri... eitt fyrir reikningagerð, annað fyrir samskipti, þú stjórnar sjóðstreymi í Excel, í hinu Excel ertu með lista yfir viðskiptavini, dagatal, yfirlit og hitt á pappír . Ef þessi lausn virðist svolítið óskipuleg fyrir þig, leitaðu þá að yfirgripsmeira kerfi sem nær yfir flestar viðskiptastjórnunarþarfir þínar á einum stað.

Helstu ástæður þess að jafnvel lítil fyrirtæki ættu að innleiða fyrirtækjastjórnunarkerfi:

1. Að bæta skilvirkni og framleiðni: Árangursrík upplýsingakerfi fyrirtækja gerir sjálfvirkni ferla kleift, minnkun villna við handvirka innslátt eða afritun gagna og verulegan tímasparnað. Þetta leiðir til aukinnar skilvirkni og framleiðni starfsmanna og eykur árangur fyrirtækisins.
2. Betri tímastjórnun: Viðskiptastjórnunarkerfi gerir það auðveldara að skipuleggja og skipuleggja tíma, verkefni og verkefni, sem gerir starfsmönnum kleift að einbeita sér meira að starfi sínu og draga úr streitu.
3. Skilvirkari upplýsingamiðlun og stjórnun: Stjórnunarupplýsingakerfi hjálpar við stjórnun gagna og upplýsinga og gerir betri aðgang og miðlun gagna á milli mismunandi deilda og starfsmanna. Þetta leiðir til bættrar samvinnu starfsmanna, auk þess sem þú ert með öll mikilvæg skjöl á einum stað og það þýðir ekki meira æðislegt leit í blöðum.
4. Nákvæmari og hraðari ákvarðanataka: Stjórnunarkerfi félagsins veitir rauntíma upplýsingar um stöðu verkefna og starfsemi félagsins, sem gerir hraðari og upplýstari ákvarðanatöku kleift.
5. Verðlækkun:Upplýsingakerfi fyrir lítil fyrirtæki gerir betri skipulagningu og eftirlit með tekjum og gjöldum og hjálpar til við að greina svæði þar sem hægt er að draga úr kostnaði.
   

Hvaða aðgerðir á að leita að í fyrirtækjastjórnunarkerfi?

Sjálfvirkni

Viðskiptastjórnunarkerfi ætti að gera kleift að gera sjálfvirkni endurtekinna ferla eða einfalda starfsemi til að lágmarka villur og sóun á tíma í endurtekin verkefni. Sjálfvirkni getur innihalda til dæmis endurtekna reikninga, greiðsluáminningar, sjálfvirka tölvupóstsendingu, skýrslugerð eða búa til verkefni eða verkefni úr sniðmátum. Þannig má draga úr álagi á starfsmenn, draga úr mistökum og bæta vinnuafköst.

Geymsla skýjagagna

Notkun gagnageymslu í skýi getur gert auðveldari og öruggari gagnamiðlun innan fyrirtækisins, allt er greinilega á einum stað. Það veitir einnig aðgang að gögnum hvaðan sem er og hvenær sem er, sem eykur vinnu skilvirkni og gerir hröð upplýsingaskipti. Skýgagnageymsla mun einnig vera vel þegin af öllum fyrirtækjum þar sem liðsmenn vinna frá heimaskrifstofu, til dæmis. 

Verkefnastjórnun

Viðskiptastjórnunarhugbúnaður ætti að gera auðvelt að rekja og stjórna verkefnum og fresti þeirra. Þetta getur til dæmis falið í sér að skipuleggja og úthluta verkefnum, fylgjast með stöðu verkefnaloka og minna þig á verkefni sem bíða. Þökk sé þessu geta liðsmenn dreifa vinnu á skilvirkari hátt, fylgjast með vinnuálagi þeirra og klára öll úthlutað verkefni á réttum tíma.

Verkefnastjórn

Stjórnunarkerfi fyrirtækis ætti að gera skilvirka verkefnastjórnun, þar með talið áætlanagerð, samhæfingu og eftirlit með framvindu verkefna. Þetta felur til dæmis í sér fjárhagsáætlun, hagkvæmni og arðsemi verkefna. Slíkt kerfi gerir fyrirtækinu kleift að stýra verkefnum sínum betur og ná betri árangri og hagnaði.

Helst ætti valið tól að bjóða upp á marga möguleika fyrir myndræna framsetningu verkefna, svo sem Kanban töflur, Gantt töflur eða töfluyfirlit fyrir skýra mynd af verkefnum, fjárhagsáætlunum, úthlutun verkefna, stöðu og framvindu.

CRM

Viðskiptahugbúnaður ætti einnig að innihalda tól fyrir stjórnun viðskiptavina (CRM). Þetta gerir fyrirtækinu kleift að eiga skilvirkari samskipti við viðskiptavini og stjórna kröfum þeirra betur. 

Ef kerfið gerir þér kleift að samræma CRM við önnur ferli, svo sem verkefnastjórnun, reikningagerð, samningastjórnun eða sjóðstreymisskipulagningu, innan eins fyrirtækisstjórnunarvettvangs geturðu séð viðskiptavini þína frá 360° sjónarhorni.

Stjórnun á vinnuálagi starfsmanna

Vinnuálagsstjórnunaraðgerð starfsmanna mun hjálpa þér að dreifa vinnu á skilvirkari hátt meðal einstakra liðsmanna og ná þannig ákjósanlegu vinnuálagi. Upplýsingakerfi fyrirtækisins á að gera kleift að skipuleggja tíma og verkefni á þann hátt að þeim sé dreift á réttlátan hátt og að starfsmenn séu nægilega álagaðir í samræmi við getu og vinnuframmistöðu. Á sama tíma ætti það að vera kerfið er fær um að fylgjast með álaginu og, ef þörf krefur, bjóða upp á viðeigandi lausn, til dæmis með því að dreifa verkefnum eða fjölga starfsmönnum í viðkomandi teymi. Það mun gera aukna framleiðni og ánægju starfsmanna, sem stuðlar að langtíma velgengni fyrirtækisins.

Ráð til að velja besta hugbúnaðinn fyrir lítil fyrirtæki

Þegar þú velur hugbúnað fyrir smáfyrirtæki er mikilvægt að greina þarfir þínar og huga að fjárhagsáætlun þinni.

Hugleiddu einnig auðvelda útfærslu og notkun hugbúnaðarins, getu til að samþætta öðrum kerfum og hugbúnaði, farsímaforritið og hversu flóknir eiginleikarnir eru.

1. Þekkja þarfir þínar:

Áður en þú byrjar að leita að réttum hugbúnaði skaltu íhuga hvaða aðgerðir og eiginleika þú þarft til að stjórna fyrirtækinu þínu.

Hafðu í huga að sum hugbúnaður býður upp á sérhæfða eiginleika fyrir ákveðnar atvinnugreinar, á meðan aðrir eru alhliða og hægt er að laga að þörfum mismunandi atvinnugreina.

2. Auðveld uppsetning og notkun hugbúnaðarins:

Hugleiddu hversu fljótt þú getur innleitt nýjan hugbúnað í fyrirtækinu þínu og hversu auðvelt það er í notkun.

Að finna hugbúnað með leiðandi viðmóti og auðveldri uppsetningu getur sparað tíma og lágmarkað þjálfun starfsmanna. Helst er hugbúnaðurinn með kennsluefni og þjálfunarmyndbönd á netinu til að hjálpa þér við þjálfunina, eða býður upp á ráðgjöf þar sem þú getur ráðfært þig um innleiðingu kerfisins í þínu fyrirtæki.

3. Lausnir með fjármálastjórnunarvirkni:

Fullkomnari hugbúnaðarlausn með fjármálastjórnunarvirkni getur hjálpað litlum fyrirtækjum að fylgjast með og stjórna fjárhagslegum rekstri. Þetta gefur þér yfirsýn yfir tekjur og gjöld á líðandi stund og á næstunni eða efndir fjárhagsáætlana. Hægt er að spá fyrir um þróun sjóðstreymis næstu mánuði, arðsemi verkefna og veika punkta þar sem peningar leka að óþörfu í fyrirtækinu.

4. Möguleiki á samþættingu við önnur kerfi og hugbúnað:

Íhugaðu hvaða annan hugbúnað þú notar og hvort nýi hugbúnaðurinn sé samhæfur og auðvelt er að samþætta hann við önnur kerfi. Aðgengilegt forritanlegt viðmót (API) er því lykilatriði. Make er einnig vinsæll samþættingarvettvangur, sem gerir háþróaða samþættingu og sjálfvirkni kleift.

Að leita að hugbúnaði með gagnainnflutnings- og útflutningsaðgerðum getur auðveldað vinnu þína og lágmarkað handvirka gagnafærslu.

5. Íhugaðu kostnaðarhámarkið þitt:

Þegar þú velur hugbúnað skaltu íhuga fjárhagsáætlun þína og reyna að finna lausn sem uppfyllir þarfir þínar og er hagkvæm fyrir fyrirtæki þitt.

Vertu varkár þegar þú berð saman tilboð og íhugaðu hvort viðbótareiginleikarnir séu hærra verðs virði. Ókeypis prufuútgáfa ætti að vera sjálfsagður hlutur.

6. Farsímaforrit inniheldur:

Framboð á farsímaútgáfu af viðskiptastjórnunarkerfinu gerir þér og starfsmönnum þínum kleift að vera tengdur og móttækilegur á ferðinni, óháð núverandi staðsetningu og búnaði. Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar kemur að því að stjórna blendingum og fjarteymum og starfsemi.

Hafðu í huga að farsímaforritið ætti að vera auðvelt í notkun og aðgengilegt á mismunandi stýrikerfum.

7. Alhliða skýrslugerð:

Hugbúnaðarlausn með yfirgripsmiklum skýrsluaðgerðum getur hjálpað litlum fyrirtækjum að fylgjast með og greina frammistöðu fyrirtækisins, fylgjast með skilvirkni athafna þinna, verkefna og herferða svo þú getir brugðist sveigjanlega við nýjum aðstæðum.

Helst, hugbúnaður fyrirtækisins þíns mun veita dýrmæta innsýn í fjárhagslega frammistöðu þína, framgangur verkefna og verkefna, getu og nýtingu starfsmanna og margt fleira. Að auki gerir háþróaða lausnin þér kleift að búa til þínar eigin grafískar skýrslur og setja ýmis viðmið fyrir gagnasöfnun og flokkun.

8. Samskiptavirkni íhluta:

Að leita að hugbúnaði með samskiptaeiginleikum eins og spjallverkfærum eða skráadeilingu getur hjálpað fyrirtækjum að stjórna innri samskiptum á áhrifaríkan hátt.

Einnig getur verið gagnlegt að leita að hugbúnaði sem getur samþætt öðrum samskiptaverkfærum eins og myndsímtölum til að auðvelda samvinnu teymis.

Búinn að velja?

Sem eigendur lítilla fyrirtækja höfum við mikið að gera og það er oft ekki auðvelt að draga allt saman. Rétt hugbúnaðarlausn til að stjórna fyrirtækinu þínu getur gefið þér stórt forskot á samkeppnina þína. Þú færð allt í einu yfirsýn - yfir pantanir og verkefni og fresti þeirra, viðskiptavini og samskipti við þá, sjóðstreymi og vinnuálag einstakra liðsmanna. Þú sparar mikinn tíma í endurtekin verkefni með litlum virðisauka. Þess í stað geturðu einbeitt orku þinni að nýsköpun og lausnum sem koma fyrirtækinu þínu áfram.

Höfundur: Caflou - Allt í einu stjórnunarkerfi fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki

Caflou mun hjálpa þér að stjórna öllu fyrirtækinu og fjármálum þess á áhrifaríkan hátt. Það gerir þér kleift að fylgjast með sjóðstreymi og spá fyrir um framtíðarþróun þess. Þú munt losna við venjubundið starf, minnka villuhlutfall, bæta teymisvinnu og auka árangur fyrirtækisins. Allt á einum stað. Hvar sem er og á viðráðanlegu verði.